ניהול השגרה

6

דגלים אדומים בשותפות

ניהול שותפות הינה משימה מורכבת, לאורך חיי השותפות צפויים משברים העלולים לפגוע במשימה וביחסים בין השותפים . איתור סימנים מקדימים טרם משבר, יכולים לסייע במניעתו.

הכלי שלפניכם כולל שלושה מצבים 

  • ירוק – המשך כך 
  • כתום – שים לב 
  • אדום – דורש טיפול 

סימון אדום עלול להצביע על טרום משבר או משבר. ניתן ואף רצוי למלא הכלי עם השותפים. מומלץ למלא הכלי אחת לשנה / חצי שנה, או בשינוי מציאות.

ייצוג

השותפים משתתפים באופן קבוע בפעילות השותפות
הנציגים מחזיקים ברמת היכולת וההשפעה הנדרשת להיות אפקטיביים
הייצוג הוא עקבי, ובמקרים של תחלופה, הנציגים החדשים מקבלים את הידע ואת ההכוונה הנדרשת לכניסה אפקטיבית לשותפות

אם סימנתם את התחום באדום כדאי לערוך ברור עם השותפים על ערך ותועלות השותפות, פעלו על פי הכלים לבניית אמון בשיטה לבניית וניהול שותפויות.

תפקידים ותחומי אחריות

חלוקת התפקידים ותחומי האחריות מוגדרים היטב
חלוקת התפקידים ותחומי האחריות כוללים הגדרה ברורה של תוצרים ולוחות זמנים
שינויים בחלוקת התפקידים ובתחומי אחריות מבוצעים בעת הצורך ובהסכמה של כלל השותפים

אם סימנתם את התחום באדום כדאי לחזור להסכם השותפות, לרענן את חלוקת התפקידים , או קבעו חלוקה מחדש.

קבלת החלטות

תהליך קבלת ההחלטות הינו ברור ושקוף
תהליך קבלת ההחלטות הינו יעיל

אם סימנתם את התחום באדום כדאי לחזור להסכם השותפות ולהסכמות. פעלו ליצירת דיאלוג סימטרי כפי שמצוין בכלים לבנית אמון.

יחסים בין המשתתפים

המטרות ברורות ומנוסחות היטב
לשותפים מוטיבציה והשראה להגשים את המטרה המשותפת
המשתתפים מנהלים שיח גלוי
חילוקי דעות מנוהלים בצורה מכבדת
המטרה המשותפת מתבטאת בעוצמה כלפי חוץ
כל השותפים מרגישים שנקודת המבט שלהם מקבלת את הכבוד הראוי לה

אם סימנתם את התחום באדום כדאי לפעול בעזרת כלי האמון כדי לבסס אמון מחדש.

תהליכי פגישות

פעילות השותפות מתנהלת בתדירות מתאימה
המפגשים מובנים, עם סדר יום רלוונטי וממוקד
המפגשים מנוהלים בצורה יעילה, ובאופן כוללני
המפגשים מתועדים כראוי וסיכומי הפגישות מופצים
בהמשך להחלטות המתקבלות במפגשים, מבוצעות פעולות יישום

אם סימנתם את התחום באדום - קבעו או רעננו הסדרי עבודה ותכנית עבודה.  פעלו בעזרת כלים לניהול השגרה.

תהליכי עבודה

התוצרים ולוחות הזמנים ברורים

אם סימנתם את התחום באדום - קבעו או רעננו הסדרי עבודה ותכנית עבודה.  פעלו בעזרת כלים לניהול השגרה.

תקשורת ושקיפות

קיימת בהירות סביב המטרות המשותפות בתחילת התהליך ובהמשכו
קיימת בהירות סביב חלוקת התפקידים, האחריות, התוצרים ולוחות הזמנים
קיים תהליך מוסכם לגבי האופן בו יתקשרו האנשים בשותפות
תקשורת מכל הסוגים מתקיימת בתדירות מספקת
קיימת נגישות למידע
השותפים מתנהלים בשקיפות בנוגע להנחות, למטרות, לצרכים, למניעים ולאילוצים שלהם
השותפים מבינים אחד את השני
השותפים מדברים באופן חיובי על השותפות שלהם מול גורמים חיצוניים

אם סימנתם את התחום באדום קבעו או תקפו את מטרות השותפות וחלוקת תפקידים ברורה. חיזרו להסכם השותפות ותקפו אותו/ הוסיפו נספח לשינוי אם צריך. ניתן לפעול גם בעזרת הכלים לבניית אמון.  

אמון ועבודת צוות

קיים אמון הדדי בשותפות
השותפים מבינים את נקודות המבט והאינטרסים האחד של השני, ובהירים בנוגע למניעים של כל שותף
שותפים יכולים לסמוך אחד על השני להשלים משימות מוסכמות
השותפים עוזרים אחד לשני ופותרים בעיות בשיתוף פעולה
השותפים חשים כחלק מצוות
השותפים מעלים רעיונות חדשים

אם סימנתם את התחום באדום כדאי לפעול בעזרת כלי האמון כדי לבסס אמון מחדש.

תועלת הדדית וערך מוסף לארגונים השותפים

השותפים מרוצים מתפקידם בשותפות
השגת יעדי השותפות אינה כרוכה בהתפשרות על מטרות הארגונים השותפים
שותפים זוכים לתועלת מאוזנת ביחס למחויבותם

אם סימנתם את התחום באדום - ערכו מחדש מיפוי אינטרסים ע"פ הכלי לברור אינטרסים של השיטה לבניית שותפויות, בחנו מחדש את הערך והתועלות של כל שותף בשותפות ע"פ הכלי למיפוי משאבים והכלי למיפוי בעלי עניין.

התאמת השותפות למציאות וקיימות השותפות

השותפות עדיין רלוונטית להקשר
יש מחויבות מספקת של מסה קריטית של שותפים
השותפות משיגה/נמצאת בדרך להשגת מטרותיה
ארגונים שותפים מקבלים, באופן אישי, ערך ממעורבותם

אם סימנתם את התחום באדום -  תקפו מחדש יחד עם כל השותפים את הצורך בקיום  השותפות.

כלים נוספים בשלב זה